Recadrer un collaborateur est, pour un manageur, une tâche essentielle. C’est souvent aussi un moment délicat, car recadrer d’une façon inappropriée peut créer des tensions, des confits ouverts ou du ressentiment. Ne pas recadrer, c’est immanquablement laisser le problème empirer et devenir une nuisance pour tous. Il est important d’avoir une bonne technique de recadrage, claire et structurée, pour en faire une opportunité de progrès et de développement de l’efficience dans l’entreprise.
Recadrer tôt et en privé
Le but du recadrage est d’être constructif, de rappeler le cadre de travail et les règles de l’entreprise. De ce fait, en amont, les règles (le cadre) doivent avoir été clairement énoncées pour que la personne y souscrive. Premièrement, recadrer tôt est le mieux. Il est préférable de ne pas laisser une situation négative perdurer.
Deuxièmement, un bon recadrage ne s’effectue pas devant tous les collègues. Fixez un entretien privé avec le collaborateur sur l’écart de conduite qui a été observé. Si une situation nécessite une intervention publique, comme lors d’une réunion, il est préférable de couper court et de faire un point, en privé, après la réunion.
Préparation de l’entretien
Quand cela est possible, il est conseillé de prendre le temps de préparer l’entretient. Notamment pour se focaliser sur des faits précis, des constatations. Cela élimine l’impression de critiques subjectives et personnelles, qui peuvent générer une réaction de rejet et de défense. Se baser sur des faits concrets renforce l’objectivité et offre à la personne recadrée des faits pour prendre conscience de son attitude, apprendre et progresser. C’est pourquoi, il est utile d’avoir une temps de préparation pour collecter les faits précis à évoquer lors de l’entretien de recadrage.
Soyez direct
Il faut rentrer dans le vif du sujet. Commencer par d’autres sujets, pour ensuite recadrer, n’est pas une bonne méthode de communication. Cela peut créer par la suite une angoisse pour l’employé ou le collaborateur, lors de toutes vos interactions.
Il faut éviter de déprécier le recadrage par des formulations du type : J’ai juste une petite chose à vous dire, etc.
Inutile de justifier pour l’autre les raisons de son attitude avec des phrases comme : je sais que tu as telle raison d’agir ainsi…
Il n’est pas judicieux d’être flou et de se faire le relai des « on dit que » ou de se dédouaner de faire malgré soi le recadrage : On dit que …. les autres pensent que…
Il faut à tout prix ne pas accuser, ni présupposer que les faits viennent d’une intention malveillante : Tu n’as pas d’éducation (jugement), tu fais exprès de (projeter une intention).
La bonne méthode est d’exposer les faits, parler en son nom et selon ses observations. Montrer les conséquences pour l’entreprise de l’attitude à l’origine du recadrage. Et enfin, proposer un solution applicable.
Le plan d’action
Le recadrage à pour objet un changement d’attitude, plus en phase avec les besoins et règles de l’entreprise. Il doit être orienté vers des solutions concrètes et applicables.
Selon la situation, il sera possible de proposer une solution, de demander au collaborateur de trouver lui-même la solution, d’élaborer un plan d’action commun ou de fixer un ultimatum.
