Quand on pose la question sur un moteur de recherche, on peut parfois lire qu’un chef d’entreprise ne peut pas être sanctionné s’il n’est pas en mesure de produire des documents, à la demande d’un organisme par exemple.
Mieux vaut cependant lire l’entièreté des articles et ne pas se contenter du chapeau si l’on souhaite être en règle avec la loi.
Professionnel qui ne peut pas présenter ses archives : quelles conséquences ?
Tous les documents d’entreprises sont différents de par leur nature. Des documents comptables n’ont pas le même objectif que des flyers publicitaires. Cependant, tous participent au bon fonctionnement de la structure. Il faut pourtant distinguer les documents qui ont une valeur légale et probatoire et à ce titre doivent être conservés.
Certains peuvent être gardés à vie, d’autres sont à conserver même si l’entreprise fait faillite et met la clé sous la porte. On peut aussi trouver des documents qui seront à supprimer au bout de quelques années.
La réalité et l’étendue de ses droits peuvent être prouvées par la présentation de certains documents. Cela sera notamment le cas pour bénéficier de certaines aides financières, en cas de situation litigieuse avec un client ou un fournisseur ou si l’on fait l’objet d’un contrôle fiscal.
En effet, quelques milliers d’entreprises sont choisies au hasard chaque année par l’administration fiscale pour voir si elles sont en règle notamment vis-à-vis de leurs impôts. Mais on peut bien entendu faire l’objet également d’une dénonciation.
Litige, fisc : comment être en mesure de présenter ses archives
Le fisc peut administrer des sanctions en cas de non-présentation de documents, sachant qu’il faut être en mesure de le faire sur 10 ans.
Mais il ne faut pas non plus oublier la RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données). Les documents comportant des informations sensibles ou confidentielles doivent être conservés de manière sécurisée. Comment prouver qu’ils le sont, si le chef d’entreprise n’est pas en mesure de les produire sur simple demande ? Il est alors susceptible d’être là encore sanctionné à différents niveaux.
Comment faire pour que cela n’arrive pas ? Parce que la transition numérique devient obligatoire et qu’en outre, il est très facile de ne pas retrouver un document papier quand il dort parmi des millions d’autres dans une salle des archives, il est préférable d’externaliser le récolement, le tri, le classement, la numérisation et sa GED à une entreprise spécialisée.
Pour le chef d’entreprise, c’est la solution idéale : il n’a pas à craindre les erreurs en supprimant des documents importants ou au contraire en numérisant des documents qui contiennent des informations erronées qu’un collaborateur pourrait utiliser auprès d’un client. La structure risquerait alors de perdre en professionnalisme et en crédibilité.
Ces entreprises possèdent en outre des machines capables de numériser les documents, y compris de grande taille et de différentes matières (calques) de telle manière que toutes les inscriptions soient lisibles.
Enfin, entre les niveaux d’accréditation qu’il est possible de créer pour limiter l’accès à certaines données et les actions de sensibilisation auprès des collaborateurs pour un archivage futur qui s’apparente à de la routine, l’entreprise va assurément gagner en productivité.
C’est une des grandes promesses de la numérisation et de la transition numérique dans sa globalité. Ceux qui ont déjà tenté l’aventure pourraient en témoigner : le travail au quotidien devient plus fluide et l’on se sent plus productif, ce qui pousse à donner le meilleur de soi-même.
Que l’on fasse conserver ses documents papier ailleurs ou qu’on les garde in situ, les documents numérisés seront accessibles en quelques clics, simplement en tapant un début de requête si la politique de classement a été choisie judicieusement.
